Infraestructura de las Comunicaciones, un reto de la Industria Hotelera

Introducción sobre la infraestructura de las Comunicaciones, un reto de la Industria Hotelera.

El siguiente escrito explica el concepto general de la infraestructura de las de comunicaciones dentro de la industria hotelera.

Para tener más claro el panorama y conceptos generales involucrados, se dará una breve explicación del concepto de Turismo, haciendo mención que es un fenómeno social, cultural y económico que ocurre cuando las personas se desplazan voluntariamente fuera de su lugar de residencia, por motivos personales, de negocios o descanso.

De la misma manera la industria hotelera se describe como el conjunto de aquellos establecimientos comerciales que prestan servicios de hospedaje de forma profesional.

Una parte fundamental de esta industria son las atracciones y servicios que ofrecen todos los destinos turísticos existentes, los cuales exhortan a las personas a viajar dependiendo de las facilidades existentes con las que cuente cada lugar, como sus recursos, infraestructura, transporte, etc.

Una vez claros estos dos puntos se ahonda en el tema central, el cual hace mención al acceso rápido de internet, eficacia en los procesos de registro, entretenimiento digital y comunicación efectiva entre departamentos. Estas acciones se originaron gracias al uso de las TIC ‘s.

Con el paso de los años, el criterio de los huéspedes al momento de elegir una habitación de hotel, ha cambiado de manera radical, en la actualidad los viajeros toman en cuenta los recursos tecnológicos, buscan principalmente una conexión de alta velocidad para navegar en internet o incluso, desde sus Smartphones tener el control de ciertas funciones de las habitaciones, se hará mención del tipo de hotel que sí cuentan con estas funciones.

Describe el concepto general de un sistema para hotel, cómo puede hacer que el registro de las entradas de los huéspedes sea más eficiente y todos los usos que a estos se les puede dar, como, por ejemplo, cómo hacer que la comunicación entre departamentos sea más rápida y se hará mención de los sistemas más usados en la industria hotelera hoy día.

Organización Mundial del Turismo – Infraestructura de las Comunicaciones

Según la OMT el turismo es un fenómeno social, cultural y económico, que supone el desplazamiento voluntario de personas a lugares fuera de su entorno, siendo estos por motivos personales, profesionales, de negocios, salud u ocio. A esas personas se les denomina viajeros (que pueden ser turistas o excursionistas; residentes o no residentes).

Ahora bien, la infraestructura de las Comunicaciones, un reto de la Industria Hotelera hace referencia al conjunto de aquellos establecimientos comerciales que, de forma profesional, prestan servicios de hospedaje y restaurante, siendo habitaciones o apartamentos con o sin otros servicios complementarios. Comprende también las actividades relacionadas al aprovechamiento de este tipo de empresas.
Un aspecto central de dicha industria está representado por las atracciones y servicios que ofrecen los distintos destinos turísticos, estos a su vez, motivan a las personas a realizar viajes. Estas atracciones y servicios van de la mano con las facilidades que tenga el lugar, es decir, recursos de hospitalidad, infraestructura, transporte, eventos, accesibilidad, etc. Gracias a esta combinación, es posible que la gente viaje y conozca lugares con distintos propósitos.

Las principales áreas dentro un hotel son: Dirección, administración, recepción, división cuartos, alimentos y bebidas, revenue, contabilidad, entre otras; dependiendo de la categoría y tamaño del hotel se agregarán o restarán departamentos.

Tecnologías de la información y comunicación

En la actualidad el uso de las TIC ´s en la industria hotelera ha sido parte fundamental para su desarrollo. Es importante saber que el término TIC o tecnologías de la información y comunicación hace referencia en la infraestructura de las Comunicaciones, un reto de la Industria Hotelera un amplio grupo de prácticas, conocimientos y herramientas que se vinculan al consumo y transmisión de información, la cual se desarrollaron a partir del cambio tecnológico que experimentó la humanidad desde la aparición del internet. Son las tecnologías que utilizan la informática, microelectrónica y las telecomunicaciones para la creación de nuevas formas de comunicarse por medio de herramientas de carácter tecnológico y comunicacional.

Este nuevo método para procesar la información logra hacer la combinación entre las tecnologías de la información (TI) y las tecnologías de la comunicación (TC). Siendo las primeras las que se concentran en la digitalización de las tecnologías de registro de contenidos y las últimas compuestas por la radio, telefonía y televisión. La suma al desarrollo de las redes, dan como resultado un mayor acceso a la información, logrando que las personas puedan comunicarse sin importar la distancia, presenciar situaciones que ocurren en otro lugar y poder trabajar o realizar ciertas actividades de forma virtual.

Cuando se habla de infraestructura de las Comunicaciones, un reto de la Industria Hotelera, hace referencia al acceso rápido a internet, la eficacia en los procesos de registro, comunicación interna entre departamentos y entretenimiento digital. Esto surge gracias a la evolución del uso de las TIC´s a nivel global, ya que, en las últimas décadas ha sido necesario proporcionar una buena experiencia digital, tanto a los huéspedes como a los colaboradores.

Por eso la industria se enfrenta constantemente a retos que pueden tener diferentes facetas, en donde integrar la tecnología es una necesidad, para brindar un mejor servicio a los huéspedes. Se debe tener en cuenta que la aplicación de las TIC ‘s dentro de un hotel dependerá del tamaño, categoría y tipo del mismo. Existen muchas empresas las cuales proveen a los hoteles de todos estos nuevos aditamentos para que el flujo de comunicación interno sea el correcto, un claro ejemplo son los productos y servicios de Compasstech, las cuales garantizan a su huésped la mejor experiencia.
Cada vez son más los huéspedes que al momento de elegir un hotel, toman en cuenta los recursos tecnológicos, el ejemplo más básico es que al menos cuente con una conexión de alta velocidad de internet o incluso con herramientas más avanzadas las cuales puedan controlar la intensidad de la luz en la habitación, abrir las cortinas de forma automática, entre otras formas automatizadas de equipar una habitación.

La estrategia de la industria móvil-céntrica brinda a los huéspedes controles inteligentes para la configuración de sus habitaciones y el acceso a servicios del hotel por medio de sus smartphones.
Firmas hoteleras como Hilton, Marriott y Starwood, han adaptado estas funciones dentro de sus servicios.

Todas estas adaptaciones a los servicios, dependen de varios factores como, por ejemplo, el tipo de viaje que esté realizando el huésped, por lo regular este tipo de herramientas las solicitan las personas que hacen viajes de negocios, ya que dichas habitaciones automatizadas cubren por completo sus necesidades; la categoría del hotel, estas características se podrán encontrar únicamente en hoteles de cinco estrellas, ya que uno de menor categoría no podría costear dichas adaptaciones; Y el tipo de hotel, estos deben pertenecer a la clase ejecutiva, o bien un resort, ya que cada tipo de hotel está enfocado a diferentes segmentos de mercado y temáticas, las cuales deben cumplir con ciertas características.

Gracias a los productos de Compasstech cualquier tipo de hotel con la infraestructura de las Comunicaciones, puede obtener algunos aditamentos para mejorar los servicios dentro de sus habitaciones, como por ejemplo el uso de tarjetas de proximidad y así sustituir el uso de llaves o la instalación de biométricos lectores de huella para los colaboradores de los hoteles.
Todos estos productos garantizan siempre los más altos estándares de calidad.

Según Rubén Sanchez, director regional LATAM

Menciona que más del 72% de los profesionales han elegido un hotel basado en la experiencia Wi-Fi, y en la  infraestructura de las Comunicaciones, un reto de la Industria Hotelera, además 40% de los profesionales eligen Wi-Fi como su prioridad diaria esencial. Debido a esto, todos los establecimientos de hospedaje deben ofrecer a sus huéspedes accesos a internet de alta velocidad que les permita navegar cómodamente. Las redes empresariales wifi de las marcas representadas por Compasstech, las cuales garantizan a su huésped la mejor experiencia.

La Industria Hotelera ha sido una de las pioneras en cuanto a la innovación y la tecnología, ya que las ocupa para ofrecer una mejor experiencia a los huéspedes, de hecho, fue la primera en impulsar las ventas y reservaciones en línea, así mismo ocurrió con el cambio de modelo para hacer más eficientes los procesos de registro, los cuales en la actualidad se hacen por medio de programas o softwares para la gestión hotelera.

Actualmente, existe una gran competencia que exige estar siempre al día con los avances del uso de las TIC ‘s en la industria hotelera. De manera que se considera necesario el uso de herramientas eficaces que sean capaces de controlar el flujo de información necesaria para la gestión de un hotel.

Una de las herramientas más comunes dentro de la operación es el uso de Sistema Telefónico para Hotelería – Complete Concierge el cual permite la comunicación tanto interna como externa de los establecimientos, estos cuentan con diferentes funciones, son de gran ayuda para la comunicación entre departamentos, pueden enrutar llamadas, recibir llamadas e incluso se pueden ajustar el idioma del correo de voz de acuerdo al idioma preferido por el huésped y dependiendo la lada con la que se enlace la llamada, el Sistema Telefónico para Hotelería – Complete Concierge comercializado por Compasstech ofrece todos estos beneficios, los cuales garantizan a su huésped la mejor experiencia.

Los programas de gestión hotelera, son aplicaciones informáticas que integran una amplia variedad de funciones del hotel. Las cuales agilizan las tareas administrativas de los operadores y propietarios hasta aumentar y facilitar sus reservas. Permiten el fácil manejo de información de todas las áreas operativas del hotel.

Los programas de gestión para la industria hotelera tienen múltiples funciones tanto para operadores de hoteles que gestionan grandes cadenas como para hoteleros independientes, dichos programas se encargan de lo siguiente:

Gestionar reservas. Estos programas ayudan a la automatización de las reservas de manera que el colaborador tiene la oportunidad de concentrarse en brindar un mejor servicio al huésped. Reducen de forma considerable el riesgo de sobreventa de habitaciones, error muy común en hotelería tradicional.

Comunicación eficiente entre departamentos. Los departamentos involucrados en la operación dentro de cada hotel (recepción, división cuartos, ama de llaves, alimentos y bebidas), tendrán accesos a estos programas para conocer el estatus de las habitaciones, la ocupación del hotel, programación de actividades, tarifas, entre otras funciones que sean de utilidad para diferentes departamentos.

Conseguir reservas directas dentro del sitio web activo, ya que hoy en día la mayoría de las reservas generadas por los huéspedes son hechas vía internet.

Gestión de canales de distribución. Para comprender el siguiente punto es necesario aclarar que los canales de distribución en la industria hotelera, hacen referencia a los caminos donde se distribuyen las tarifas y la disponibilidad de los alojamientos, operadores turísticos, las empresas y futuros huéspedes. Entre los principales canales de distribución se encuentran:

GDS (Global Distribution System): también llamado Sistema de Distribución Global, conecta a las agencias de viajes con los hospedajes. Los más conocidos son: Sabre, Galileo, Amadeus y Worldspan; Páginas web de los hoteles: Se les conoce como canales directos, están bajo el dominio del mismo hotel o cadena hotelera a la que pertenecen; OTA´s (Online Travel Agencies): La agencias de viajes son sitios web dedicados a la venta de servicios de hospedaje, en dónde, hoteles, hostales, casas de huéspedes, departamentos, campamentos, etc. son registrados para su venta en línea. Entre las OTA´s más populares están: Booking, Expedia, Airbnb y Agoda; Metabuscadores conocidos como motores de búsqueda de precios de sitios web. Estos muestran distintos precios de cada establecimiento reflejados en las OTA´s, los más conocidos son TripAdvisor, Trivago, Kayak y Google.

Facilitan la puesta en marcha la estrategia de distribución, pues para sobrevivir en un ambiente competitivo y globalizado es necesario que los hoteles se asocien con diferentes tipos de agentes del sector, como agencias de viajes en línea OTA’s, sistemas de distribución global, metabuscadores, etc.

Es de suma importancia elegir e implementar el software de recepción correcto que cumpla con las necesidades del hotel. Los programas de gestión para la industria hotelera más populares son: CTM Software, Easy-rez, Opera, Sirvoy, Metro Calli, ACI Hotel, Admintour, Win Hotel, etc.

Estos programas de gestión pueden ser implementados por cualquier tipo de establecimiento de la industria hotelera, ya sea un hotel, hostal, apartamento, casa, rancho, cabaña, glamping, camping, etc. Debido a que estos se adaptan a las necesidades de cada uno.

Conclusión sobre la: 

infraestructura de las Comunicaciones, un reto de la Industria Hotelera.- Se sabe que, al hablar de la infraestructura de las comunicaciones en la industria hotelera, se hace referencia varios puntos, como lo son, acceso rápido a internet, la eficacia en los procesos de registro, comunicación interna entre departamentos y entretenimiento digital.

Como se dijo anteriormente en la actualidad es de suma importancia para el huésped que las habitaciones mínimo cuenten con servicio de Wi-Fi de alta velocidad, esta vez, sin importar el tamaño del hotel, características, categoría, ubicación o tipo de mercado; esta es una de las características que se toman en cuenta principalmente para elegir una habitación en la industria hotelera.
Existen diferentes características dentro de las habitaciones que marcas internacionales de la industria hotelera como Hilton, Marriott y Starwood, por mencionar algunos, han implementado dentro de sus servicios, habitaciones inteligentes las cuales funcionan por medio de controles, que son manipulados desde los teléfonos móviles.

También se dice que la industria hotelera es una de las pioneras en adaptarse al uso y aprovechamiento de las tecnologías para la mejora continua de sus servicios y ofrecer una mejor experiencia a sus huéspedes, de hecho, este sector fue de los primeros en incursionar en las ventas y reservaciones online y de la misma forma innovó los procesos de registro, haciéndolos más eficientes, por medio de sistemas hoteleros.

Se considera de suma importancia el uso de herramientas eficaces que sean capaces de controlar el flujo de información necesaria para la gestión de un hotel. Los programas de gestión para la industria hotelera permiten el fácil manejo de todas las áreas operativas de un hotel. Estas ayudan a agilizar todas las tareas tanto de administrativos, como de áreas operativas estos programas cumplen con las siguientes tareas:

Gestión de reservas: Dicho software ayuda a la automatización de las reservas, de forma que el colaborador del hotel, tenga la oportunidad de brindar un servicio más personalizado a cada huésped.

Buena comunicación: Las áreas operativas del hotel tendrán accesos a estos sistemas para que estén enterados de lo que sucede con cada habitación. Tendrán al alcance datos como, status de las habitaciones, tarifas, próximas reservas, bloqueos de habitaciones, etc. Todo para evitar la triangulación de información entre departamentos.

Gestión de canales de distribución. Esta se encarga de trazar la estrategia de distribución, es decir, porque medios llegarán las ventas. Actualmente no importa el tamaño del hotel, concepto, categoría etc. Es necesario que cada establecimiento esté asociado con al menos una agencia de viaje en línea, algún PMS, channel manager.

Es de suma importancia elegir e implementar el software de recepción correcto que cumpla con las necesidades del hotel. Los programas de gestión para la industria hotelera más populares son: CTM Software, Easy-rez, Opera, Sirvoy, Metro Calli, ACI Hotel, Admintour, Win Hotel, etc.

De igual manera hacer hincapié que estos sistemas para la industria hotelera, están destinados a hacer los procesos de registro más eficaces, y están al alcance de cualquier hotel, hostal, casa de huéspedes, departamento, campamento o cualquier tipo de establecimiento dedicado al hospedaje.

Debido a todo lo antes mencionado, es indispensable que cada hotel cuente con un buen proveedor de todos estos aditamentos, como lo son las redes inalámbricas de Wi-Fi para obtener la más alta velocidad en navegación, los biométricos lectores de huella para la seguridad interna del hotel y la fácil acceso a diferentes áreas para los colaboradores, las tarjetas de proximidad instaladas en las habitaciones como sustitutos de las llaves y Sistema Telefónico para Hotelería Complete Concierge para que la comunicación interna y externa del hotel sea mejor.

Es bueno seleccionar seriamente las marcas representadas por Compasstech, las cuales ofrecen a su huésped, estándares de calidad para la mejor experiencia.

Autor: Equipo de Comunicación Compasstech.